СЭД: понятие, преимущества использования в организации
Российские компании предпочитают переходить на электронный документооборот (ЭДО). Внедрение продиктовано требованиями законодательства и удобством. Документы на бумажных носителях требуют особых условий хранения, обработки. ЭДО упрощает эти задачи.
Электронный документ - это файловый носитель информации (ФЗ РФ № 149 от 27.07.2006). При необходимости заверяется электронной подписью. Используется для обмена информацией внутри фирмы, а также для передачи контрагентам, государственным структурам.
Система электронного документооборота (СЭД) – это сервис, посредством которого создают, хранят и обмениваются файлами, содержащими документы.
В зависимости от целей внедрения ЭДО делят на группы:
- Для внутреннего использования. Порядок перемещения и хранения документов в компании регулируется федеральным законодательством и нормативными актами фирмы. Поэтому правила обмена внутри организаций отличаются.
- Для взаимодействия с контрагентами, внедрившими СЭД.
- Для отправки отчетности во внебюджетные фонды, ФНС, государственные (муниципальные) ведомства.
Взаимодействие с внешними структурами посредством СЭД требует наличие электронной подписи на документах.
Преимущества внедрения на предприятии
Необходимость внедрения элементов СЭД на предприятиях продиктована требованиями законодательства по взаимодействию с государственными структурами: ФНС, внебюджетными фондами, куда организации и ИП отправляют отчетность в электронном виде (Письмо ФНС России № ЕА-3-26/6827@ от 8.10. 2020). Несоблюдение правовых норм влечет наложение административного наказания на компанию.
Полноценный электронный документооборот дает фирме ряд преимуществ:
- Ускорение производственных процессов за счет улучшения взаимодействия между отдельными структурными частями компании. С внедрением ЭДО у руководства появляется возможность быстрого донесения до подчиненных нужной информации.
- Сокращение сроков обработки внутренней и поступающей извне документации. Получение практически мгновенного доступа к ней.
- Увеличение скорости работы с клиентами.
- Большая прозрачность внутренних процессов, возможность тщательней контролировать движение финансовых, материальных, людских ресурсов.
- Уменьшение затрат на архивирование документов.
- Соответствие международным стандартам качества.
Отдельные преимущества повышают популярность фирмы на рынке. Как следствие растет доходность.
Как внедрить систему
Запуск СЭД на предприятии проходит в несколько этапов:
- Аудит документопотока компании. Специалисты анализируют виды используемых документов, требования законодательства к хранению и передаче.
- Составляют техзадание по результатам проверки. В нем отражают схемы обмена документацией, уровни допуска.
- Разрабатывают СЭД.
- Внедряют систему на предприятии. Проверяют элементы функционирования, исправляют недочеты при необходимости.
- Обучают сотрудников правилам работы с СЭД. Контролируют получение электронных подписей ответственными сотрудниками.
- Создают электронный архив для документов, которые уже хранятся в организации на бумажных носителях.
Систему ЭД для организации разрабатывают с учетом запуска программного комплекса. В зависимости от условий работы компании используют типовые программы (например, 1С) или создают индивидуальные (комбинированные) алгоритмы.
Разрабатывают и внедряют СЭД на предприятии в течение 2 – 12 месяцев. Длительность зависит от размеров организации, объемов документопотока.
Опубликовано 08.04.2022 22:20